Sự Đơn Giản Mang Lại Trải Nghiệm Tốt Hơn

Kim Chung TT
Sách kinh doanh
16/12/2022

“Đằng sau mỗi thương hiệu cung cấp những trải nghiệm đơn giản hơn là một nhà lãnh đạo hiểu giá trị thực sự của chúng”.

Margaret Molloy, giám đốc tiếp thị, Siegel+Gale

Xét về một số mặt, các giám đốc điều hành cấp cao sẽ khó đạt được sự đơn giản hơn những người khác trong tổ chức. Nhưng nó cũng quan trọng hơn đối với họ. Như Jack Welch đã viết: “Những nhà quản lí bất an tạo ra sự phức tạp. Những nhà quản lí lo lắng, sợ hãi sử dụng các cuốn sách lập kế hoạch dày cộp, phức tạp và những trang thuyết trình chi chít, nhồi đủ mọi thứ họ đã biết từ khi còn nhỏ đến nay. Những nhà lãnh đạo thực sự không cần sự thừa thải ấy.” Hãy nhớ lại những cái bẫy về nhận thức và cảm xúc thường khiến mọi người làm bản thân và đồng nghiệp của mình bị sa lầy vào sự phức tạp ở chương 2. Các nhà lãnh đạo cũng dễ vướng phải những cái bẫy này, nhưng họ phải đối mặt với những thách thức khác.

Đáng chú ý nhất trong số này là sự xa cách của cánh lãnh đạo. Các giám đốc điều hành thường xuyên tập trung vào đại cục (làm vậy cũng đúng thôi), và hệ quả là họ không đích thân trải nghiệm những tiểu tiết vụn vặt của công việc vận hành – các quy tắc, quy trình, và hoạt động mà nhân viên phải trải qua hằng ngày. Nếu những thứ này trở nên quá phức tạp và kém hiệu quả, các nhà lãnh đạo thường chẳng hay biết gì. Các trợ lí, giám đốc nhân sự, và những người khác xung quanh các giám đốc cấp cao thường đóng vai trò như một tấm đệm, che chắn giới lãnh đạo khỏi những thực tế tại nơi làm việc hiện đang làm hao mòn những người khác.

Trong quá trình ngày một trở nên xa cách hơn, cánh lãnh đạo đôi khi vô tình làm những việc khiến sự phức tạp trở nên tồi tệ hơn, khiến công việc mất đi ý nghĩa. Ví dụ, tất cả chúng ta đều đã tận mắt chứng kiến hoặc nghe kể về những lần các giám đốc điều hành gửi đi những công văn đòi hỏi phải làm việc rất tỉ mỉ và hao tốn nhiều giờ. Đúng như kì vọng, các báo cáo họ yêu cầu được gửi lại với nội dung cực kì chi tiết và được kiểm tra kĩ lưỡng. Đôi khi các giám đốc đã yêu cầu gửi bản báo cáo ấy sẽ đọc nó, nhưng trong rất nhiều trường hợp, bản báo cáo được chuẩn bị cẩn thận ấy chỉ nằm trên bàn của họ, thất lạc giữa những công việc cấp bách hơn. Các giám đốc điều hành biện minh cho yêu cầu ban đầu của mình bằng cách tự nhủ với bản thân – và bất kì ai hỏi đến – rằng họ “muốn nó chỉ để đề phòng thôi.” Hoặc bảo rằng họ tin chắc thông tin ấy sẽ hữu ích đối với một người nào đó.

Việc đơn giản hóa khó vô cùng – không thể phủ nhận được điều đó – nhưng nó cũng cực kì quan trọng. Chúng ta đã thấy rằng sự đơn giản mang lại lợi thế cạnh tranh mạnh mẽ cho các doanh nghiệp. Kể cả nếu có chỉ để phục vụ lợi ích của các cổ đông thôi, các nhà lãnh đạo cũng rất nên theo đuổi nó. Nhưng hãy để tôi đưa ra thêm chút bằng chứng ủng hộ cho sự đơn giản đã. Khi nghĩ về rất nhiều bên liên quan khác mà các lãnh đạo phải phục vụ, bạn sẽ nhanh chóng nhận ra rằng đơn giản hóa là điều đúng đắn mà các lãnh đạo cần làm. Nói cách khác, tính cấp bách của việc đơn giản hóa đã lên đến tầm một hành động mang tính đạo đức, chứ không chỉ đơn thuần là yêu cầu bức thiết về mặt kinh doanh nữa.

Sự đơn giản mang lại lợi ích thực sự cho khách hàng. Họ sẽ có được một sản phẩm tốt hơn và trải nghiệm tốt hơn nếu các nhà lãnh đạo thực sự cho phép nhân viên dành nhiều thời gian và sự chú ý hơn vào “các công việc quan trọng.” Các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ tập trung vào khách hàng hơn là vào các cuộc họp và e-mail, biểu mẫu và thủ tục không cần thiết. Và nhân tiện nói về biểu mẫu và thủ tục: nếu các nhà lãnh đạo ưu tiên một cách rõ ràng sự đơn giản hóa, thì bản thân khách hàng cũng sẽ ít phải giáp mặt chúng hơn.

Những nhân viên chuẩn bị báo cáo cảm thấy như thể họ đã nai lưng ra làm mà chỉ dã tràng xe cát. Công việc của họ đã trở nên phức tạp hơn và ít ý nghĩa hơn. Tuy nhiên, các giám đốc điều hành không bao giờ nắm bắt được đầy đủ hậu quả của yêu cầu mình đưa ra. Xét cho cùng, rất ít nhân viên dám thừa nhận thực hiện các yêu cầu như thế này mệt mỏi đến nhường nào, vì nói ra sự thật có thể sẽ ngầm cho thấy họ thiếu sự quan tâm hoặc cam kết. Và các giám đốc thường xuyên cảm thấy những nhân viên đó không hiểu được “bức tranh toàn cảnh” về những gì mà bộ phận lãnh đạo đang cố gắng đạt được.

Nếu tình hình mà có thay đổi gì thì cũng chỉ là sự xa cách của bộ phận lãnh đạo đã trở nên tồi tệ hơn trong những năm gần đây, khiến các nhà lãnh đạo dễ vô tình tạo ra sự phức tạp hơn. Suốt nhiều thập kỉ, chúng ta cứ rao giảng rằng phải “trao quyền” cho nhân viên để họ làm việc theo ý mình muốn, trừng phạt các lãnh đạo vì tội quản lí vi mô khi họ đang ngập cổ trong công việc. Một người sếp tốt phải lập ra các tiêu chuẩn rõ ràng và sau đó buông tay. Không ai muốn quay trở lại cái thời quản lí vi mô tràn lan; chúng ta muốn các nhân viên riêng lẻ sử dụng sự khéo léo của chính mình để giải quyết vấn đề, và cảm thấy muốn hoàn thành công việc. Nhược điểm là các nhà lãnh đạo, với quá nhiều công việc phải làm, đã trở nên lạ lẫm hơn với quy trình làm việc của những người báo cáo cho họ. Trong nhiều trường hợp, chúng ta không còn hiểu rõ liệu việc mình yêu cầu sẽ mất một tuần hùng hục làm mới xong hay chỉ một vài giờ là xong rồi.

---

🔔 Cuốn sách này sẽ hướng dẫn bạn cách biến sự đơn giản trở thành chiến thắng trong công việc nói chung và kinh doanh nói riêng