Cái chúng ta gọi là “quản lí thời gian” nghĩa là thông qua việc kiểm soát thời gian một cách cân đối, sắp xếp thời gian hợp lí, để có thể đạt được hiệu quả cao nhất trong khoảng thời gian nhất định. Nó vừa là một kĩ năng bóc tách vấn đề, vừa là một phương thức giải quyết vấn đề. Nghe qua thì có vẻ uyên thâm, phức tạp phải không? Nhưng thực ra không phải vậy đâu, khi bạn đang đọc bài viết này, nghĩa là khả năng quản lí thời gian của bạn cũng đang đạt cấp độ thứ nhất rồi đấy! Vậy 4 cấp độ quản lý thời gian là gì? Hãy cùng tìm hiểu trong cuốn sách “1 Ngày Bằng 48 Giờ - Sổ tay Quản Lí Thời Gian Hiệu Quả”.
Cấp độ 1 - Nảy sinh ý thức sử dụng thời gian hiệu quả
Rất nhiều nhân viên mới than phiền rằng họ không có đủ thời gian để hoàn thành công việc được giao. Thực ra, khi bạn cảm nhận được điều này, nghĩa là bạn đã bắt đầu nảy sinh ý thức muốn sử dụng thời gian sao cho hiệu quả - đây chính là giai đoạn đầu tiên trong hành trình học cách quản lí thời gian của bạn. Khi đã có ý thức, hãy bắt tay vào tìm cách giải quyết vấn đề. Sử dụng thời gian sao cho hiệu quả chính là biện pháp thực tế để giải quyết tình trạng “không đủ thời gian”. Muốn làm được điều này, bạn nhất định phải nắm được phương pháp đúng đắn.
Cấp độ 2 - Nắm vững phương pháp cơ bản trong việc quản lí thời gian
Cấp độ thứ hai đòi hỏi bạn trang bị cho mình những phương pháp cơ bản nhất định. Trong cuốn sách này, chúng tôi sẽ dựa trên những tình huống khác nhau để giới thiệu những cách quản lí thời gian tương ứng. Đầu tiên, chúng ta cần chú ý ba điểm sau:
Ghi chép và nắm rõ thời gian của mình. Trong cuộc sống và công việc hằng ngày, tình trạng lãng phí thời gian vẫn còn rất phổ biến. Nếu dành quá nhiều thời gian cho những việc không cần thiết, sẽ dẫn đến hậu quả là không đủ thời gian để thực hiện những việc quan trọng, hoặc không thể hoàn thành nhiệm vụ được giao. Vì thế, chúng ta cần nắm rõ thời gian của mình để sử dụng cho phù hợp. Hãy ghi chép những khoảng thời gian nhất định trong ngày, ví dụ mỗi 30 phút hoặc mỗi 1- 2 tiếng làm gì, sau đó tổng kết lại, như thế bạn sẽ nắm được thời gian mỗi ngày của mình dùng vào những việc gì. Cuối tuần, hãy tiến hành phân tích xem mình sử dụng thời gian như thế đã hợp lí chưa, quãng nào còn bị lãng phí, quãng nào có thể giảm bớt, quãng nào cần phải tăng thêm…
Đừng xem nhẹ những quãng thời gian ngắn. Thực ra, thời gian cũng chính là một “sản phẩm” mà chúng ta tiêu thụ từ ngày này qua ngày khác. Và cũng như các đồ dùng sinh hoạt khác, thời gian chúng ta sử dụng cũng sản sinh ra khấu hao nhất định - dù là rất rất nhỏ. Nếu bạn có thể hoàn thành công việc sớm hơn dự định một chút, quãng chênh lệch đó gọi là thời gian dư thừa. Ngoài ra, còn có một số quãng thời gian ngắn mà bạn thường không sắp xếp bất cứ công việc nào, có thể coi là ngoài kế hoạch, chẳng hạn như khi chờ tàu xe, lúc đến sớm chờ cuộc họp… Đừng coi thường những quãng thời gian tưởng như không đáng kể này, chúng ta hoàn toàn có thể sử dụng chúng một cách linh hoạt để thu về những kết quả bất ngờ đấy!
Sắp xếp thời gian, xác định rõ kế hoạch. Hằng ngày, mỗi chúng ta có biết bao việc cần phải xử lí. Có thể sắp xếp thời gian phù hợp hay không tùy thuộc vào khả năng chúng ta kiểm soát công việc và lên kế hoạch về thời gian. Hiệu quả làm việc càng cao, thời gian cần sử dụng càng ít, số lượng công việc có thể hoàn thành trong một ngày càng nhiều. Nếu bạn đã biết lên kế hoạch cho công việc một cách hiệu quả, điều đó chứng tỏ khả năng quản lí thời gian của bạn đã bước sang cấp độ 3 rồi đấy!
Cấp độ 3 - Lên kế hoạch và kiên trì thực hiện
Tại sao nói “lên kế hoạch” nghĩa là đã đạt đến cấp độ 3 của quá trình quản lí thời gian? Đó là vì khi ấy bạn đã có đầy đủ khả năng phân tích vấn đề để có thể sắp xếp thời gian một cách hợp lí. Bạn biết xem xét đến khả năng và hiệu quả của công việc, nắm rõ rằng để hoàn thành một nhiệm vụ cần đến bao nhiêu thời gian. Trong quá trình này, cần biết cách cụ thể hóa mỗi công việc, nắm rõ trình tự trước sau, hơn nữa còn cần cân nhắc đến những tình huống có thể xảy ra, qua đó, lên kế hoạch một cách linh hoạt, chủ động.
Tuy nhiên, chỉ lên kế hoạch thôi là không đủ, điều quan trọng ở cấp độ 3 này nằm ở việc bạn có thể kiên trì thực hiện theo kế hoạch đã đặt ra hay không. Ngoài ra cần lưu ý rằng, kiên trì thực hiện không đồng nghĩa với việc lặp đi lặp lại một cách máy móc, mà phải biết không ngừng phát hiện ra vấn đề để tìm cách cải thiện kế hoạch, qua đó nâng cao khả năng kiểm soát thời gian và hiệu quả công việc.
Cấp độ 4 - Nâng cao hiệu quả
Mục đích cơ bản nhất của việc học cách quản lí thời gian chính là nâng cao năng suất công việc. Khi hiệu quả đã được cải thiện, bạn mới cảm thấy mình có đủ thời gian giải quyết mọi việc. Chẳng hạn, khi mới đi làm, bạn cần ba tiếng đồng hồ mới hoàn thành nhiệm vụ thống kê số liệu, nhưng nay chỉ cần hai tiếng, hoặc thậm chí ít hơn. Như vậy, bạn sẽ có thêm nhiều thời gian và sức lực để dành cho những việc khác, và thái độ của bạn đối với công việc tự nhiên cũng sẽ tích cực và tự tin hơn.
Quá trình học cách quản lí thời gian cũng tương tự như việc leo cầu thang, cần phải bước từng bậc một lần lượt từ dưới lên trên. Leo được càng cao, khả năng kiểm soát thời gian càng tốt thì bạn càng có thể tận dụng hiệu quả quỹ thời gian của mình. Đây chính là thông điệp mà tác giả muốn gửi gắm thông qua cuốn sách “1 Ngày Bằng 48 Giờ - Sổ tay Quản Lí Thời Gian Hiệu Quả”.
#sách_kĩ_năng
#quản_lí_thời_gian
#kĩ_năng_văn_phòng
#1_ngày_bằng_48_giờ